בעולם העסקים המודרני, אחת מהבעיות הנפוצות שמנהלי עסקים, מנהלי משאבי אנוש וגם עובדים נתקלים בה היא איך לתאם פגישת מס בצורה יעילה. הבנת איך לתאם את פגישות המס שלך יכולה להפוך לרווחה לא רק מבחינה אישית אך גם מבחינה מקצועית. לכן, נכתוב כאן ממחישה איך לבצע תיאום מס במקצועיות וביעילות.
פרק 1: ההקדמה
איך מתחילים? הדבר הראשון שצריך לעשות הוא להחליט אילו פגישות הן פגישות מס. פגישת מס היא פגישה שמדוברת ומתוכנתת באופן חוזר ונשנה, ללא קשר לשאר הפגישות שיש לך. זו יכולה להיות פגישת תכנון שנתית, פגישת סטאטוס שבועית, פגישת מס חודשית עם מנהל משאבי אנוש ועוד.
פרק 2: תיאום מס
אחרי שהחלטנו אילו פגישות הן משמעותיות וחייבות להתבצע באופן מדויק וממוחשב, עלינו לקבוע מתי ואיך לתאם אותן. כאן יש שני שלבים:
1. בחינת הזמנים: חשוב לבחון מתי הזמנים הכי מתאימים לאנשים שעליהם להשתתף. האם הם בעלי לוח זמנים מלא? האם הם מעדיפים בבוקר, בצהריים, או בערב? מה הימים הטובים ביותר להם? כאשר אתה מתאים פגישת מס, חשוב לזכור שהמטרה היא שכל המשתתפים יהיו מרוצים ככל האפשר, לא רק אתה.
2. בחינת התדירות: לאחר שקבענו איזה זמן מתאים ביותר לפגישה, עלינו להחליט כמה פעמים אנחנו רוצים לקיים אותה. בהנחה שאתה בחרת בפגישה שבועית, למשל, האם תהיה יום מסויים שתהיה בו הפגישה? ראשון? חמישי? בהנחה שבחרת בפגישה חודשית, האם תהיה התאריך הראשון של החודש? האמצע?
פרק 3: מימוש
לאחר שבענו את התאריכים, מתי הפגישה תיקיים, ובאיזה תדירות, עלינו לעבור למימוש. למימוש נדרשים כמה צעדים.
1. הזמנה לפגישה: נשלח הזמנה לפגישה לכל המשתתפים. הזמנה זו תכלול את התאריך, השעה, המיקום (או הלינק אם זו פגישה מרחוק), וכמובן, את הנושא.
2. בדיקת המענה: אחרי ששלחנו את ההזמנה, חייבים לבדוק שהמשתתפים המרכזיים ממש אכן מגיעים.
3. לאחר הפגישה: נותר לסכם את הפגישה, להעביר תזכורות למשתתפים ולתאם את הפגישה הבאה (אם יש).
בסיכום, כל אדם שרוצה לקיים פגישת מס חייב למקד בארבעה נושאים מרכזיים: ההקדמה (ה deciding אילו פגישות הן פגישות מס), תיאום המס (בחינת הזמנים והתדירות), והמימוש הממשי של הפגישה (הזמנת המשתתפים, בדיקת המענה ומסכמת הפגישה). עם מקתש בנטילה אחת מאלו נתקל מנהל באי יעילות ובקשיים מיותרים. השקעת מחשבה בתהליכים אלו תוכל להביא להצלחה מוגברת בכל מקום שתתאים פגישות מס.
